Kluczowe 9 kroków do udanej implementacji zmian w IT
Jesteś w trakcie transformacji procesowej i/lub systemowej? Przeszliście wspólnie ze sprawdzonym partnerem biznesową analizę wymagań, uzgodniliście kryteria dla minimalnego produktu zmiany, który pokaże Wam wartość dodaną z kontynuowania transformacji procesowej. Czas na podejście do implementacji. Tylko 9 kroków dzieli Cię od przygotowania skutecznego planu wdrożenia zmian, mających wprowadzić Twoją firmę na drogę światowych trendów w obszarze IT.
Czym właściwe jest implementacja zmian IT?
Implementacja to inaczej wdrożenie planowanych zmian w życie. W kontekście systemowym oznacza przejście do fazy integracji zakupionego modułu z dotychczasowymi systemami IT inwestora.
Tak zwany „deployment” wymaga odpowiedniego przygotowania, by zminimalizować ryzyko:
wystąpienia opóźnień,
problemów technicznych,
nieplanowanych przestojów,
przekroczenia budżetu,
mogących prowadzić do wycofania się inwestora z dalszego prowadzenia wdrożenia z danym partnerem.
Plan implementacji – dlaczego jest taki ważny podczas wdrożenia?
Plan zabezpiecza partnera technologicznego zmiany, a także inwestującego przedsiębiorcę. Wymaga omówienia i uzgodnienia najistotniejszych etapów wdrożenia w powiązaniu z mogącymi wystąpić ryzykami i wypracowania środków mitygujących te ryzyka.
Skuteczny plan wdrożenia powinien zawierać co najmniej następujące elementy:
detaliczny, podzielony na fazy zakres wdrożenia,
planowany końcowy efekt,
kryteria sukcesu,
kamienie milowe i czas ich realizacji,
role każdego członka zespołu implementującego,
analizę ryzyka.
Etapy wdrożenia zmian w przedsiębiorstwie
W celu wdrożenia zmian w procesach lub systemach IT należy zrealizować wiele zadań, ułożonych w optymalny plan i podzielonych pomiędzy wiele zaangażowanych jednostek wykonawczych.
Niezależnie od przyjętej metodologii deploymentu, do najczęściej spotykanych etapów wdrażania zmian zaliczamy:
wybór dostawcy,
uzgodnienie zapisów kontaktu,
określenie kluczowych dla wdrożenia osób,
czas i zakres wdrożenia,
określenie nadrzędnego celu implementacji,
monitoring jakości,
testy,
procesy szkoleniowe,
ocena wdrożenia.
Wybór dostawcy integracji
W przypadku, gdy firma decyduje się na rozdzielenie funkcji odpowiedzialnego za analizę biznesową i POC (Proof of Concept) od dostawcy całości rozwiązania IT, niezbędny jest rzetelny research oraz pozyskanie ofert na implementację; nie jest to jednak rekomendowane podejście.
Kontrakt na wdrożenie zmian systemowych
Obejmuje wytyczne i zakres wdrożenia oraz zasady płatności.
Kluczowi gracze implementacji zmian IT
Inaczej osoby mające wpływ na przebieg implementacji:
członkowie zarządu odpowiedzialni za program,
kierownik programu,
architekt,
analityk biznesowy,
zespół IT,
zespół ekspertów biznesowych.
Czas i zakres dla poszczególnych etapów wdrożenia
Określa ramy czasowe oraz zadania całego zespołu wdrożeniowego.
Cel wdrożenia
Każdy z interesariuszy powinien określić korzyści uzyskane z udanej implementacji, które będą wykorzystane do podsumowania efektów wdrożenia na końcu procesu.
Ciągłe doskonalenie w procesach wdrożeniowych
Znane i sprawdzone zasady cyklu Deminga, sprowadzające się do czterech czynności monitorujących:
planuj
wykonaj plan,
weryfikuj i wskaż obszary do poprawy,
ponownie wykonaj po uwzględnieniu uwag.
Szeroko wykorzystywane w procesach wdrażania zmian w trybie Agile, gdzie interesariusze projektu spotkają się codziennie w celu oceny postępu prac, omawiają problemy wdrożeniowe i na bieżąco wypracowują rozwiązania, dostosowujące proces deploymentu do realiów organizacji.
Testy, w tym Customer Experience podczas deploymentu
Prowadzone po wdrożeniu części (jak w metodologii Agile) lub całości zmian, na podstawie wiedzy i metodyki testowej zespołu testów IT. W ramach testów następuje weryfikacja technicznych przepływów pomiędzy systemami (sprawdzenie poprawności i kompletności integracji), a także weryfikacja funkcjonalna, realizowana zarówno przez testerów IT, jak i ekspertów biznesowych. Waga tak zwanego „Customer Experience” jest dla procesu wdrożenia nie zawsze doceniana. Tymczasem testy UAT (User Acceptance Tests) prowadzone przez końcowych użytkowników systemów, będących realnymi uczestnikami zmienionych procesów są dla wdrożenia ogromną wartością dodaną – nikt tak dobrze jak oni nie wie, jak powinien zachować się system w danej sytuacji.
Szkolenia po wdrożeniowe
Zaplanowane po zakończonej części lub całości wdrożenia w celu przygotowania szerokich rzesz uczestników procesu do korzystania z nowych systemów najlepiej jeszcze przed implementacją zmian na środowisko produkcyjne. Powinno obejmować nie tylko szkolenia warsztatowe, lecz także manuale, instrukcje stanowiskowe i wsparcie ze strony zespołu wdrażającego przez określony w kontakcie czas po wdrożeniu.
Weryfikacja wyników wdrożenia
Ocena tego, czy sam proces wdrożenia został zrealizowany zgodnie z planem, czy osiągnięto uzgodnione kamienie milowe, a także – jak skutki wdrożenia oceniają użytkownicy końcowi.
Podsumowanie: wdrożenie IT tylko ze sprawdzonym partnerem
Aby uniknąć przykrych niespodzianek w toku wdrożenia, warto postawić na sprawdzonego partnera, który:
ma doświadczenie na polskim rynku,
przeprowadził wiele udanych transformacji,
może się pochwalić rekomendacjami od zadowolonych klientów,
posiada wiedzę i zespół dający szansę na kompleksowe podejście do zmiany.
Zajrzyj na vectio.pl i przekonaj się sam, jak wiele możesz zyskać.