Co nam daje zarządzanie wiedzą? Proste narzędzia zwiększania efektywności w organizacji
Procesy zarządzania wiedzą to wciąż jeszcze nieodkryta i niewykorzystana dziedzina, która może wykreować w Twojej firmie ogromny potencjał rozwojowy. Skupiamy się na konkurowaniu o Klienta i dbaniu o jego tak zwane customer experience, zapominając o kapitale, jaki posiada każda organizacja w postaci swojej bazy wiedzy. Na szczęście coraz więcej przedsiębiorców zwiększa inwestycje w system zarządzania, oparty na zasobach wiedzy swoich pracowników w celu redukcji kosztów operacyjnych i poprawy wskaźników efektywności firmy. Sprawdź, jak mieć realny wpływ na budowanie przewagi konkurencyjnej całej firmy.
Istota zarządzania wiedzą w organizacji
Wiedzą należy zarządzać. Tak, jak zarządzamy zasobami, finansami czy procesami logistycznymi. Definicja zarządzania wiedzą, którą znajdziemy w encyklopedii wskazuje na szereg działań, mających na celu zidentyfikowanie, utrwalenie i upowszechnienie całości wiedzy jawnej i ukrytej personelu przedsiębiorstwa. Celem tego rodzaju działań jest nie tylko podniesienie sprawności i efektywności działań pracowników, ale przede wszystkim – realny wpływ na postrzeganie firmy przez Klientów.
Modele zarządzania wiedzą we współczesnym przedsiębiorstwie
Na podstawie badań firm japońskich (Honda, Canon) oraz amerykańskich (GE, 3M) wyróżnia się następujące modele zarządzania wiedzą:
„góra – dół”, gdzie wiedza pochodzi od zarządzających najwyższego szczebla (wiedza dostępna),
„dół – góra”, w którym jednostka tworzy zasoby wiedzy (wiedza ukryta),
„środek – góra – dół”, gdy cały zespół uczestniczy w kreowaniu kultury opartej na wiedzy.
Najbardziej efektywny i przynoszący spektakularne efekty jest model numer 3, niemniej jednak wymaga bardzo dużych nakładów pracy, by przygotować organizację na jej wdrożenie. Jednym z ciekawszych modeli, także opartych na wszechstronnych zbieraniu i wykorzystaniu danych i informacji jest taki, w którym dodatkowo gromadzi się wiedzę z otoczenia (importowanie wiedzy) czy pozyskuje się ją z eksperymentowania.
Aby wybrany model biznesowy się sprawdził, warto zwrócić uwagę na czynniki sukcesu, wspierające przepływ informacji:
odpowiednia motywacja do dzielenia się informacjami biznesowymi,
odgórne poparcie dla wspólnego wykorzystywania wiedzy,
budowanie kultury organizacyjnej promującej współpracę i innowacyjność,
ciągły rozwój zasobów i metod wykorzystania wiedzy i przetwarzania informacji,
ujęcie koncepcji zarządzania wiedzą w procedurach i poziomach odpowiedzialności za wyniki.
Bariery zarządzania wiedzą
Wiele firm zmaga się z niechęcią pracowników do zaangażowanego uczestnictwa w procesie rozwoju firmy. Z czego to wynika? Oto bariery zarządzanie wiedzą w firmie:
aż 75% badanych nie wynagradza swoich pracowników za wysiłki w zakresie poszukiwania wiedzy i dzielenia się nią; tyle samo przedsiębiorców nie motywuje wystarczająco zatrudnionych, by udostępniali innym to, czego się nauczyli,
69% przedsiębiorców wskazuje na to, że ludzie nie mają czasu na przekazywanie wiedzy ze względu na bardzo przeładowany plan dnia,
co niebywałe – aż 63% kadr nie wie, kto posiada ważne dla organizacji informacje!
połowa zatrudnionych wskazuje na silosowy model przekazywania wiedzy, wyłącznie w obrębie komórek organizacyjnych,
bardzo duży odsetek firm, bo 44% z nich promuje wiedzę poszczególnych jednostek i wynagradza za bycie ekspertem z unikalną wiedzą,
jedna czwarta pracowników w ogóle nie zdaje sobie sprawy z tego, że ich doświadczenia mogą być przydatne innym!
Warto inwestować w procesy tworzenia wiedzy, dostępnej dla wszystkich i systemy motywacyjne, budujące dobre wzorce zachowań pracowników.
Korzyści z zarządzania wiedzą
Głównym celem zarządzania wiedzą w procesach biznesowych i zarządczych jest:
zwiększenie efektywności poprzez wykorzystanie wewnętrznej wiedzy i doświadczenia pracowników, a także pozytywnego wpływu klientów i innych podmiotów z otoczenia rynkowego,
lepsze dopasowanie rodzaju i jakości świadczonych usług czy produkowanych towarów do potrzeb Klienta,
rozwój kompetencji pracowniczych,
wyższa efektywność działania firmy, co objawia się krótszym czasem wykonywania pracy, szybszym podejmowaniem decyzji,
ograniczenie zbędnych kosztów dzięki eliminacji marnotrawstwa.
Podsumowanie: benefity zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie
Gromadzenie wiedzy, know-how w zakresie obsługi kluczowych procesów firmy czy dotyczącej rozwiązywania problemów jest podstawą tworzenia wartości dodanej. Ułatwia pracownikom realizację podstawowych zadań, natomiast powszechny dostęp do informacji jest jednocześnie narzędziem zarządczym kadry kierowniczej, pozwalającym na wydobycie ukrytego i jawnego potencjału zasobów organizacji. Transfer wiedzy staje się obecnie jednym z ważniejszych aspektów transformacji procesowych wielu przedsiębiorstw, wpływając istotnie na rozwój organizacji, zwiększenie jej efektywności i konkurencyjności. To nie przypadek, że Google czy Toyota od lat wykorzystują podstawowe procesy zarządzania wiedzą, budując nową jakość kultury organizacyjnej, opartej na innowacyjności, wypracowanej wewnątrz organizacji. Przenieś swoją firmę na wyższy poziom!