Analiza procesów biznesowych i ich modelowanie w projektach IT krok po kroku

Światowe strategie digitalizacyjne wymagają elastyczności i ciągłych usprawnień, by zachować miejsce w czołówce wyznaczającej trendy. Połączenie metod wykorzystywanych w analizie procesów z jednoczesnym modelowaniem systemów IT, wspierających krytyczne procesy – pozwalają zrealizować założenia strategii optymalizacyjnych wielu firm. Sprawdź, jak możesz realizować kompleksowe zmiany przy okazji wymiany lub rozwoju aplikacji IT, wdrażając metody analizy informacji o procesach w Twojej firmie oparte na 5 filarach Six Sigma.

Czym jest analiza procesów biznesowych i usług w IT?

Analiza biznesowa procesów (BPA – Business Process Analysis) to podejście mające na celu ocenę istniejących procesów operacyjnych. Celem modelowania jest szczegółowa, wieloetapowa weryfikacja każdej z części procesu i diagnoza tego, co funkcjonuje dobrze w ramach danego flow, a co wymaga poprawy i może być przedmiotem działań optymalizacyjnych.

Dla analityka biznesowego w obszarze IT dodatkowym zadaniem jest:

• rzetelna i wyczerpująca diagnoza potrzeb zmian systemowych,

• zebranie wymagań funkcjonalnych, czyli oczekiwanego zachowania systemu w odpowiedzi na różne sytuacje,

• analiza wymagań niefunkcjonalnych, opisujących efektywność pracy każdego z procesów i wyznaczających nowe, oczekiwane wartości wydajnościowe,

• zidentyfikowanie potrzeb klienta i określenie, jaki funkcjonalności powinny zostać uwzględnione w oprogramowaniu, by spełnić te oczekiwania.

Techniki wykorzystywane przy analizie procesowej. 5 kroków do efektywności

• Metodyka prowadzenia analizy procesów biznesowych opiera się na dwóch filozofiach wdrażania zmian: Six Sigma oraz Lean Six Sigma, które są obecnie podstawowymi narzędziami w procedurze optymalizacji procesowej.

  Opierają się one na pięciu czynnościach, charakteryzujących poszczególne etapy analizy procesów:

  • Define (zdefiniuj) – pierwszy krok obejmuje ocenę procesów, poczynając od tych, wskazanych przez klienta jako problematyczne poprzez analizę priorytetowych diagramów procesów i przepływów między poszczególnymi punktami początkowymi i końcowymi;

  • Measure (zmierz) – pozwala zweryfikować, jak proces funkcjonuje w stosunku do parametrów z metryki procesowej (pomiaru kluczowych wskaźników sukcesu procesu na przykład czasu realizacji poszczególnych czynności) i zidentyfikować miejsca wskazujące na konieczność usprawnień w celu opracowania docelowych KPI (Key Process Indicator);

  • Analyze (przeanalizuj) – najczęściej przeprowadzana jest analiza wartości (wskazująca, co w danym procesie jest wartością dodaną, a co oczywistym marnotrawstwem) oraz analiza braków (po jej wykonaniu otrzymujemy listę braków danego procesu);

  • Improve (ulepszaj) – ten etap pokazuje, jak w sposób ciągły dbać o jakość procedur, monitorować osiągnięcia podczas wykonywanej pracy, stymulować motywację pracowników do wdrażania zmian,

  • Control (kontroluj) – na bieżąco oraz w zaplanowany sposób weryfikowane są nowe standardy i zalecenia.

  Top 3 korzyści płynące z modelowania procesów w organizacji

  Z reguły podsumowując etap analizy procesowej wydziela się następujące grupy korzyści:

  1. Optymalizacja kosztowa – jest wynikiem doprecyzowanych wymagań dla zmian, które pozwalają uniknąć nieporozumień związanych z błędnym zrozumieniem celu zmiany, zawsze generujących nieprzewidziane, dodatkowe koszty;

  2. Zwiększona wartość dodana oczekiwanego wyniku zmian – prawidłowo umiejscowiona i wykonana analiza biznesowa daje szansę na zwrócenie uwagi i ukierunkowanie zmian na niezbędne dla spółki cele i metody, by uzyskać pożądane wyniki modelowania procesów; takim pożądanym wynikiem może być wysokiej jakości UX design, łatwy i intuicyjny w obsłudze;

  3. Stabilność systemu i jego elastyczność – zaprojektowane systemy są rzetelnym źródłem informacji, a zdigitalizowane dokumenty łatwo dostępne; dzięki ściśle dopasowanym do potrzeb przedsiębiorstwa kanałom i metodom wymiany informacji, wdrożone oprogramowanie w optymalny sposób wspiera funkcjonowanie poddanych zmianom procesów biznesowych.

  Podsumowanie: jak skutecznie zoptymalizować procesy wdrażając efektywne systemy IT?

  Każda zintegrowana zmiana w IT powinna być wdrażana we współpracy ze sprawdzonym partnerem biznesowym, który ma doświadczenie na rynku i posiada narzędzia oraz umiejętności, pozwalające na profesjonalną i sprawną realizację kompleksowej usługi. Jednym ze sprawdzonych podmiotów funkcjonujących już ponad 15 lat jest Vectio. Zapraszamy do zapoznania się z ofertą na Vectio Solutions.