Mapowanie procesów biznesowych – top 5 prostych i skutecznych narzędzi dla każdego
Narysowałeś już swój proces na kartce papieru. Masz ścianę zalepioną żółtymi karteczkami z poszczególnymi etapami kluczowego dla Twojej firmy procesu biznesowego. To właściwy czas na wybranie narzędzia, dzięki któremu przeniesiesz wypracowane dane do cyfrowego świata. Czym się kierować przy wyborze programu wspierającego techniki mapowania procesów? Czy dostępne na rynku darmowe aplikacje są gorsze od tych, za które musisz zapłacić? Przedstawiamy intuicyjne narzędzia dostępne w Polsce.
Mapa procesu biznesowego – jak wybrać najlepsze narzędzie?
Jeśli zastanawiasz się, na co zwrócić uwagę podczas wyboru narzędzia do modelowania procesów biznesowych, podpowiadamy, na jakie pytania należy sobie odpowiedzieć, by podjąć optymalną dla Twojej firmy decyzję:
Jak szeroki będzie mój zakres mapowania? Jeśli potrzebujesz przedstawić wizualizację tylko jednego procesu, warto rozważyć wykorzystanie darmowych narzędzi lub poprzestanie na zespołowym przygotowaniu mapy na najbliższej ścianie; gdy jednak procesy optymalizacyjne wymagają szerokiego podejścia do rozpisania map, narzędzia badające przepływ powinny oferować więcej możliwości analitycznych;
Jak oceniasz poziom skomplikowania procesów biznesowych w firmie? W zależności od tego, czy dokumentacja procesów wydaje się łatwa i prosta do wykonania, czy też będziesz potrzebować korzystania z narzędzi dostosowanych do wyzwań procesowych – rozważ płatne opcje, stawiające na odpowiedni poziom szczegółowości wyników,
Czy moja analiza będzie się powtarzać (nie jest jednostkową czynnością)? Chodzi o to, czy Twoje podejście do mapowania jest jednorazowe, czy będziesz je wykonywać jeszcze wiele razy; od tej odpowiedzi warto uzależnić podejście do wyboru odpowiedniego narzędzia do tworzenia diagramów BPMN,
Jaki mam cel mapowania? W zależności od tego, jaki efekt chcesz uzyskać jako przedsiębiorca (jednorazowa szybka poprawa procesu, możliwa do wykonania samodzielnie lub długofalowa analiza biznesowa) – narzędzia wspierające tworzenie dokumentacji winny w pożądanym przez Ciebie zakresie wspomagać zarządzanie i optymalizację procesów w organizacji;
Jakiego rodzaju procesy chcę zmapować? Inaczej podchodzi się do tworzenia diagramu procesu produkcyjnego, nieco inaczej do przedstawienia procesu zarządczego czy rekrutacyjnego.
Mapowanie procesów (narzędzia) – jakich programów komputerowych użyć?
Poniżej przegląd najbardziej popularnych i jednocześnie oferujących wiele opcji graficznych programów wspierających opis przebiegu procesu.
MS Office VISIO Flowchart Maker and Diagramming Software | Microsoft Visio
Zalety: jeden z najbardziej popularnych programów, zawierający kilkaset wariantów narzędzi do wykorzystania; ma funkcję konwertowania danych narysowanych w programie Excel na odpowiednio dobrane schematy blokowe; zintegrowany z innymi programami Microsoft
Wady: kompatybilność jedynie z systemem Windows, nie jest tak intuicyjny jak inne programy
Excel Mapa procesu dla podstawowego schematu blokowego (office.com)
Zalety: jeden z najbardziej popularnych programów do tworzenia prostych map procesowych; program powszechnie dostępny; intuicyjne prowadzenie poprzez łatwy do wypełnienia schemat, na bazie którego program tworzy schematy blokowe;
Wady: nieefektywny dla skomplikowanych map procesowych.
Czy istnieją darmowe szablony do tworzenia map procesów biznesowych?
Oczywiście! Nie zawsze potrzeba biznesowa uzasadnia ponoszenie kosztów nowych, nieznanych w firmie narzędzi. Przedstawiamy listę najbardziej popularnych narzędzi do mapowania procesów biznesowych, za które nie zapłacisz ani złotówki.
DRAW.IO draw.io
Zalety: intuicyjność, działanie z poziomu przeglądarki, optymalny wybór gotowych schematów ułatwiających tworzenie map procesów, dostępne wzory dodatkowych narzędzie wspomagających usprawnienia całego procesu w postaci na przykład Diagramu Ishikawy; wiele miejsc docelowych dla gotowego diagramu (dysk twardy, GitHub, DropBox itp.);
Wady: brak opcji zaawansowanych;
DIAGRAMS.NET Diagram Software and Flowchart Maker
Zalety: intuicyjność, działanie z poziomu przeglądarki, dość duży wybór gotowych wzorów do tworzenia schematów;
Wady: brak;
LUCIDCHART Intelligent Diagramming | Lucidchart
Zalety: intuicyjność, obsługa na zasadzie drag&drop, idealny do prostych diagramów;
Wady: dasz radę z niego korzystać, jeśli Twoje procesy mają nie więcej niż 60 kroków; niewielka opłata w wysokości 5 USD/miesiąc w przypadku chęci wykorzystania dla bardziej skomplikowanych procesów biznesowych.
Podsumowanie: Mapowanie procesów biznesowych – jak wybrać narzędzie najlepsze dla siebie?
Przypomnijmy sobie, co może dać przedsiębiorcy dobrze wykonany przegląd procesów:
standaryzacja,
identyfikacja wąskich gardeł, nieskutecznych przepływów,
jasne wskazanie obowiązków na każdym etapie procesu,
budowanie społeczności pracowników odpowiedzialnych za działanie procesu,
stworzenie wartościowej bazy do dalszych optymalizacji.
Sam proces mapowania wymaga dobrania odpowiednich narzędzi dostosowanych do oczekiwanego przez Klienta poziomu dokładności i celu analizy. Dlatego najlepiej te działania powierzyć profesjonalistom, wykorzystującym skrojone na miarę modułowe rozwiązania, dedykowane zarządzaniu procesami biznesowymi. Dzięki doświadczonym ekspertom z Vectio Solutions będziesz pewien, że procesy w Twojej firmie staną się bardziej wydajne. Skontaktuj się z nami na Kontakt - Vectio, a my przeanalizujemy dostępne rozwiązania i zaproponujemy te najbardziej odpowiadające profilowi Twojej działalności.